企業(yè)圖文檔管理混亂，是個不爭的事實。除非你的電腦中工作文件數(shù)量是個位數(shù)字。只要數(shù)字上升到十位之后，那么就會出現(xiàn)管理失控的問題。而且紙質(zhì)的圖紙文件眾多，碰見急需某個圖紙文件的時候，在海量紙質(zhì)的圖文檔中搜索翻找，可以想象到那時的狼狽樣。 

網(wǎng)絡(luò)時代，更多企業(yè)的圖文檔管理依賴于網(wǎng)絡(luò)共享。那么一些企業(yè)，如廣告公司、設(shè)計公司，許多資料在個人手里，不能有效共享；再例如圖紙、設(shè)計書等大容量文件又該如何共享？ 

這些問題在最初工作之中，可能并不太明顯。也許只會耽誤幾分鐘時間。但是隨著工作時間的增長，工作文件的增加，這些問題不斷的被累積、堆積。所耽誤的時間也會逐漸增多。 

據(jù)了解，國外某知名調(diào)查公司報告稱，一個成立三年以上企業(yè)中的員工，如果他每天涉及到電腦操作，那么他耗費在翻查文件、查找文件的時間，會浪費工作中五分之一的時間。這還只是基層員工，如果是中高層，那么圖文檔數(shù)量會更多，查找起來會更耗時。 

其實作為圖文檔混亂的源頭，無非就是找不到、存不住兩個問題。紙質(zhì)文檔等文件，不易保存，容易破損。很多紙張經(jīng)過幾年的氧化，字跡會變得模糊。電子文檔雖然說不會存在破損，但是會涉及到電腦中毒、癱瘓、硬盤故障等問題。這些都是文件存不住的問題。 

找不到就更容易理解了。文件太多，紙質(zhì)文件需要一張張的翻，很慢。電子文件一個一個的打開更麻煩。而當碰見反復修改過的文件會出現(xiàn)許多種版本，這在查找的時候則是更難辨認。有些版本可能只是幾個字的細小差別，一個失誤，往往造成很重大的損失。 

凡此種種，關(guān)于文件保存和查找的問題，一直困擾著國內(nèi)很多企業(yè)。后來隨著科技發(fā)展，軟件開發(fā)越來越強盛。辦公系統(tǒng)開始進入企業(yè)的日常辦公。出現(xiàn)了OA這類基礎(chǔ)審批軟件。以彩虹EDM圖紙文檔管理系統(tǒng)為例，目前已達全球領(lǐng)先水平。文檔管理系統(tǒng)的運用，讓企業(yè)不再是將文檔分散在各臺電腦中存儲，而是集中存儲，這樣可以做到企業(yè)全部文檔的備份和保管。只要擁有瀏覽器和網(wǎng)絡(luò)，就可以隨時閱覽自己的辦公文件，可說是讓員工可以隨時隨地將辦公文件安全穩(wěn)定的帶在身上。